Protsesside kaardistamine – ebaefektiivsed kontrollitegevused nähtavale

Protsesside kaardistamine aitab muuta organisatsiooni igapäevase toimimise nähtavaks ja arusaadavaks. See loob tervikliku ülevaate tegevuste järjestusest, vastutusest, otsustuskohtadest, infovahetusest ja erinevate osapoolte koostööst. Selgelt kirjeldatud protsessid aitavad vähendada dubleerimist, ennetada vigu, parandada koostööd ning muuta tegevuse tõhusamaks ja kvaliteetsemaks.

Kaardistame protsessid rahvusvaheliselt tunnustatud BPMN 2.0 standardi kohaselt. Ühtne tähistusviis võimaldab koostada selged ja võrreldavad protsessijoonised, millest saavad üheselt aru nii juhid, protsessiomanikud, töötajad, arendajad kui ka audiitorid.

Meie jaoks ei piirdu protsesside kaardistamine üksnes tegevuste ja nende järjestuse kujutamisega. Märgime protsessivoogu:

• protsessiga seotud riskid;
• olemasolevad kontrollikohad;
• kontrolli eest vastutavad isikud;
• kontrolli rakendamise aja ja sageduse;
• võimalikud kontrollilüngad ja ebatõhusad kontrollid.

Ainult protsessi, riskide ja kontrollide ühine vaade võimaldab ettevõtte juhtidel ning protsessiomanikel hinnata, kas rakendatud kontrollimeetmed paiknevad protsessis õigetes kohtades, toimivad õigel ajal ja maandavad tegelikult olulisi riske. Samuti aitab see tuvastada olukordi, kus kontrolle on liiga vähe, neid rakendatakse liiga hilja või on protsess koormatud dubleerivate ja vähest väärtust loovate kontrollitegevustega.

Tulemuseks ei ole pelgalt protsessijoonis, vaid praktiline juhtimisvahend, mis toetab riskijuhtimist, sisekontrollisüsteemi arendamist, siseauditit, töökorralduse parandamist ja teadlikumat otsustamist.